La pregunta llega siempre igual: "¿cuántos años tenemos que guardar esto?". Y la respuesta honesta es que no existe un número único. Cada tipo de documento responde a una normativa distinta —tributaria, societaria, laboral, sectorial, de protección de datos— y los plazos cambian con las reformas. Lo que sí puede construirse, y es lo que de verdad necesita una empresa, es una tabla de retención propia: un documento interno que asigna a cada tipo de expediente un plazo, un responsable y un destino final.
Esta guía explica cómo se arma esa tabla y, sobre todo, qué cambia cuando los documentos están firmados electrónicamente. Los plazos concretos aplicables a tu empresa deben confirmarse con tu asesoría legal y contable, porque dependen del tipo de sociedad, del sector y de la normativa vigente al momento de la revisión.
Por qué la retención electrónica es un problema distinto
Con papel, conservar es una cuestión de espacio: la caja aguanta décadas en una bodega y el documento sigue siendo legible. Con documentos firmados electrónicamente aparecen dos riesgos que el papel no tiene.
- El certificado del firmante caduca. No invalida lo firmado en su momento, pero verificar la firma años después exige poder demostrar que el certificado estaba vigente ese día. Sin un sello de tiempo confiable, esa demostración se complica.
- El soporte y el formato envejecen. Un disco falla, un servicio se descontinúa, una versión de software deja de abrir un archivo. Conservar no es solo no borrar: es garantizar que dentro de varios años el archivo todavía se abra y todavía se pueda verificar.
Por eso una política de retención electrónica tiene dos capas: la jurídica, que define cuánto tiempo hay que conservar, y la técnica, que define cómo se conserva para que siga sirviendo. La primera la marca tu asesoría; la segunda es responsabilidad de sistemas y de archivo.
Cómo se arma la tabla de retención
No se empieza por los años. Se empieza por el inventario: qué documentos produce cada área y para qué sirven. Un orden que funciona en empresas medianas:
- Inventaría por área: contabilidad, talento humano, legal, comercial, operaciones, sistemas. Cada una lista los tipos documentales que genera y recibe.
- Clasifica por función: soporte tributario, soporte societario, soporte laboral, contractual, técnico, comercial. La función determina qué norma manda.
- Asigna la fuente del plazo: qué normativa, contrato o política interna fija el tiempo mínimo de conservación de cada grupo. Aquí interviene la asesoría legal y contable.
- Define el punto de inicio del cómputo: la fecha de emisión, la de cierre del ejercicio, la de terminación de la relación laboral o la de vencimiento del contrato. Es tan importante como el plazo.
- Define el destino final: eliminación segura, conservación permanente por valor histórico o transferencia a un archivo de largo plazo.
- Asigna responsables de custodia y de autorización de la eliminación, y deja el procedimiento por escrito.
Qué grupos documentales suele contemplar una empresa
| Grupo | Ejemplos | Quién fija el plazo | Consideración electrónica |
|---|---|---|---|
| Tributario | Comprobantes electrónicos, declaraciones, anexos, respaldos contables | Normativa tributaria y criterio del SRI | El archivo XML autorizado es el original; el PDF es una representación impresa |
| Societario | Actas de junta, nombramientos, aumentos de capital, estatutos | Normativa societaria y estatutos | Suelen ser de conservación muy larga o permanente |
| Laboral | Contratos, actas de finiquito, roles, avisos de entrada y salida | Normativa laboral y de seguridad social | El cómputo suele arrancar al terminar la relación, no al firmar |
| Contractual | Contratos con clientes y proveedores, adendas, garantías | El propio contrato y la prescripción aplicable | Conviene sello de tiempo por su vida larga |
| Datos personales | Bases de clientes, hojas de vida, expedientes de postulantes | Principio de limitación del plazo de la LOPDP | Aquí conservar de más también es un riesgo |
| Técnico y de sistemas | Registros de acceso, respaldos, bitácoras | Política interna y requisitos de auditoría | Alto volumen: define rotación y compresión |
La tabla no reemplaza el criterio profesional: es el formato en el que ese criterio queda registrado y aplicable por cualquiera del equipo.
Conservar de más también es un riesgo
Durante años la costumbre fue guardarlo todo para siempre, por si acaso. Con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales esa costumbre dejó de ser inocua. La norma exige tratar los datos por el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recolección; conservar hojas de vida de postulantes descartados o bases de clientes inactivos sin un fundamento es exposición pura, tanto frente a la autoridad como frente a una filtración.
El equilibrio se logra distinguiendo entre el documento que respalda una obligación —que debe conservarse mientras esa obligación pueda ser exigida— y el dato personal recolectado sin obligación asociada, que debe eliminarse cuando cumplió su finalidad. La mecánica de eliminación está desarrollada en política de archivo y eliminación segura.
Cómo conservar para que siga siendo verificable
La parte técnica de la política se resume en unos pocos criterios que conviene escribir una vez y aplicar siempre:
- Guarda el original firmado, no una reimpresión ni una conversión. Cualquier reproceso rompe la firma.
- Incorpora sello de tiempo en los documentos de vida larga, para que la fecha no dependa del reloj del equipo que firmó.
- Un repositorio único por tipo documental, con control de acceso, en lugar de copias dispersas en computadoras y correos.
- Respaldo con copia separada y prueba periódica de restauración. Un respaldo que nunca se probó no es un respaldo.
- Verificación periódica por muestreo: abrir y validar una muestra del archivo histórico cada cierto tiempo para detectar corrupción antes de necesitarlo. Puede automatizarse, como se explica en validación programática de firmas electrónicas.
- Metadatos consistentes: tipo documental, fecha, contraparte y responsable. Sin metadatos, el archivo existe pero no se encuentra.
El caso particular de los comprobantes electrónicos
En facturación electrónica el original es el archivo XML autorizado, firmado con el certificado de la empresa; el PDF que recibe el cliente es la representación impresa. Conservar únicamente el PDF es el error clásico: ante una revisión, el respaldo que cuenta es el XML con su autorización. Quien emite en volumen debe asegurarse de que su sistema archive ambos y permita recuperarlos por período, por cliente y por tipo de comprobante. El circuito completo está en firma electrónica y facturación electrónica ante el SRI y en quiénes están obligados a facturar electrónicamente.
Si tu empresa todavía no tiene resuelta la emisión, el grupo también desarrolla Azur, sistema de facturación electrónica autorizado por el SRI, que emite, firma y archiva los comprobantes con su respaldo. Puedes conocerlo en azur.com.ec.
Retención y renovación de certificados: no son lo mismo
Conviene separar dos ciclos que suelen confundirse. El certificado de firma tiene una vigencia y se renueva; los documentos que firmó siguen conservándose bajo su propio plazo, independiente de la vida del certificado. Renovar la firma no obliga a volver a firmar nada, y dejar caducar un certificado no borra el valor de lo ya suscrito. La gestión del ciclo de los certificados corporativos está tratada en renovación corporativa y vigencia.
Lo que sí conviene registrar es qué certificado firmó qué documento y con qué vigencia, para que años después nadie tenga que reconstruirlo. Ese registro es parte del expediente probatorio descrito en cómo presentar un documento electrónico como prueba.
Cómo se contrata con Firmas.com.ec
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Omnifox: el canal corporativo del grupo
El mismo grupo desarrolla Omnifox, plataforma omnicanal que unifica WhatsApp, redes sociales, correo y llamadas en una sola bandeja de equipo, con historial por contacto, asignación y permisos. Cuando una auditoría o un cliente pide un respaldo antiguo, tener la conversación y la solicitud en un canal corporativo con historial evita reconstruir el pedido a partir de recuerdos. Más información en omnifox.io.
Preguntas frecuentes
¿Existe un plazo único de retención para todos los documentos?
No. Cada tipo documental responde a una normativa distinta y el punto de inicio del cómputo también cambia. Lo correcto es levantar una tabla de retención propia y validarla con asesoría legal y contable.
¿Guardar el PDF firmado es suficiente?
Depende del documento. Para un contrato, el PDF firmado es el original y sirve. Para comprobantes electrónicos, el original es el XML autorizado y el PDF es solo su representación impresa.
¿Qué pasa con los documentos firmados con un certificado que ya caducó?
Siguen siendo válidos: la caducidad no actúa hacia atrás. Lo que cambia es la dificultad de verificarlos, que se reduce mucho si el documento incorporó sello de tiempo.
¿Puedo destruir el papel si ya lo digitalicé?
Depende del tipo de documento y de si la digitalización cumple los requisitos que la normativa exija para ese caso. Es una decisión que debe revisarse con asesoría legal antes de aplicarla de forma general.
¿La LOPDP obliga a borrar información?
Obliga a no conservar datos personales más allá del tiempo necesario para la finalidad que los justificó, con las excepciones que la propia normativa contempla. Por eso la tabla de retención debe incluir tanto el mínimo legal como el momento en que corresponde eliminar.
¿Cada cuánto se revisa la tabla de retención?
Conviene revisarla de forma periódica y siempre que cambie la normativa aplicable, se abra una línea de negocio o se incorpore un sistema nuevo que genere documentos.
Si tu empresa está ordenando su archivo digital y necesita certificados para las personas que van a firmar actas, contratos y comprobantes, conversa con un asesor corporativo de Firmas.com.ec. Solicita tu cotización corporativa.