"Eliminar el papel" suena a consigna de sostenibilidad y por eso muchas gerencias financieras lo tratan como un proyecto simpático pero postergable. El problema del planteo es el enfoque: el papel no se elimina para ahorrar en resmas, se elimina para acortar ciclos de aprobación, reducir errores de expediente y liberar horas de personal calificado que hoy se van en armar, sellar, escanear y archivar.
Este artículo propone un método para calcular el retorno de esa decisión en tu empresa. No incluye porcentajes de ahorro ni montos: cualquier cifra publicada en un artículo corresponde a otra realidad, con otros volúmenes, otros sueldos y otros procesos. Lo que sí funciona es el modelo de medición, y con tus propios datos el resultado deja de ser una opinión.
Los cuatro bloques de costo que hay que medir
| Bloque | Qué incluye | Dónde está el dato en tu empresa |
|---|---|---|
| Insumos y equipos | Papel, tóner, mantenimiento de impresoras, escáneres, sobres | Compras y contratos de arriendo de equipos |
| Horas de personal | Armado, impresión, circulación para firmas, escaneo, archivo | Muestreo de tiempos con las personas que hacen la tarea |
| Logística | Mensajería interna y externa, traslados para firmar, courier | Facturas de mensajería y reportes de movilización |
| Espacio y custodia | Metros de archivo, estanterías, custodia externa, digitalización posterior | Arriendo por metro cuadrado y contratos de custodia |
Los dos primeros bloques son los que más sorprenden. El costo del papel es visible y pequeño; el costo de las horas es invisible y grande. El desglose detallado de cómo levantar estos números está en cuánto cuesta realmente imprimir, firmar y archivar.
El bloque que casi nadie mide: el costo del tiempo de ciclo
Un contrato que tarda una semana en circular para firmas no cuesta solo las horas de quien lo persigue. Cuesta la semana en que ese contrato no está ejecutándose. En un área comercial es facturación diferida; en compras, una entrega que se corre; en recursos humanos, una persona que no puede empezar a trabajar.
Para medirlo no hace falta un modelo sofisticado. Basta con tomar los tres o cuatro tipos de documento de mayor volumen y registrar, durante algunas semanas, dos fechas: cuándo el documento quedó listo y cuándo quedó firmado por todos. La diferencia es el tiempo de ciclo actual. La firma electrónica no lo lleva a cero, pero elimina la parte que corresponde al traslado físico y a la espera de que el firmante esté en la oficina.
Los costos que aparecen del otro lado
Un cálculo honesto también suma lo que el proyecto cuesta. Son cuatro conceptos:
- Certificados para cada persona que va a firmar, con su renovación periódica. El precio actualizado y las modalidades corporativas están en la página de precios.
- Implementación: definir el circuito, capacitar y ajustar procesos. Es un costo por una vez, mayoritariamente en horas internas.
- Herramientas: firmador, integración con los sistemas existentes o desarrollo, según el nivel de automatización que se busque.
- Almacenamiento y respaldo digital de los documentos firmados, que reemplaza al archivo físico y suele ser una fracción de su costo.
El punto clave del análisis: los certificados son un costo recurrente y acotado, mientras que las horas de personal y la logística son recurrentes y crecen con el volumen. Esa asimetría es la que hace que el retorno mejore a medida que la empresa crece, y explica por qué el criterio de dimensionamiento importa tanto. Está desarrollado en plan corporativo de firmas y en cuántas firmas electrónicas necesita tu empresa.
Un ejemplo puramente ilustrativo
Para que se entienda el mecanismo, no para copiarlo: supongamos un área que procesa un tipo de documento con volumen conocido al mes. Se multiplica ese volumen por el tiempo promedio que hoy toma armarlo, imprimirlo, hacerlo circular, escanearlo y archivarlo. Ese total de horas se valora al costo real por hora del personal involucrado, no al sueldo nominal. Se le suman los insumos y la mensajería asociados a ese mismo flujo. Contra eso se compara el costo anual de los certificados de los firmantes de esa área más la porción de implementación que le corresponde.
Cada empresa mide lo suyo y los resultados varían enormemente según el volumen y la dispersión geográfica de los firmantes. Una compañía con todos sus firmantes en un piso tiene un caso muy distinto al de una con sucursales en varias provincias, donde la logística pesa más que todo lo demás.
Los beneficios que no entran en la hoja de cálculo
Hay efectos reales que conviene declarar aparte, sin ponerles número, para no inflar el modelo:
- Trazabilidad. Saber quién firmó qué y cuándo, sin depender de la memoria de nadie. En una auditoría, la diferencia entre buscar en un archivo físico y filtrar en un repositorio digital es de días.
- Reducción de errores de expediente. Documentos que llegan incompletos, sin una firma o con la versión equivocada.
- Continuidad. Un firmante de viaje deja de ser un bloqueo si el certificado está en la nube.
- Menor riesgo de pérdida. Un original en papel se pierde, se moja o se traspapela; un archivo firmado con respaldo, no.
- Capacidad de operar a distancia, algo que ya es un requisito de hecho en contratos laborales y comerciales. El caso está en firma electrónica para contratos laborales a distancia.
Por dónde empezar para que el retorno se vea rápido
El error clásico es querer digitalizar todo a la vez. Conviene empezar por un proceso que cumpla tres condiciones: volumen alto, circuito de firmas repetitivo y consecuencia visible del retraso. Contratos laborales, actas de entrega, aprobaciones de compra o documentación para el Estado suelen calificar. Con ese proceso funcionando se tiene un caso medido, y el segundo proceso se aprueba solo.
El camino completo de adopción, con etapas y responsables, está en cómo implementar la firma electrónica en tu organización, y el panorama de una operación sin papel en empresa sin papel. Si el objetivo es que el sistema firme solo, el siguiente paso está en automatizar la firma en tu ERP.
La parte fiscal del papel
Buena parte de lo que una empresa imprime son comprobantes. Si la facturación todavía genera copias impresas para archivo, ahí hay un frente inmediato: el grupo desarrolla Azur, un sistema de facturación electrónica autorizado por el SRI que trabaja con el certificado de la compañía, con registro en azur.com.ec/registro. La relación entre certificado y comprobantes está en firma electrónica y factura electrónica para empresas.
Omnifox: el otro papel que desaparece
El grupo también desarrolla Omnifox, una plataforma omnicanal que reúne WhatsApp, correo, redes sociales y llamadas en una sola bandeja compartida. Buena parte del papel que una empresa imprime existe porque la conversación que lo originó está dispersa: alguien imprime para llevar el caso a una reunión, otro imprime para archivar lo que se acordó. Con el hilo completo centralizado y con estado, esa impresión defensiva deja de tener sentido. Más información en omnifox.io.
Preguntas frecuentes
¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?
Depende del volumen de documentos, de cuántos firmantes hay y de cuánta logística física se elimina. No existe un plazo único y desconfía de quien te dé uno sin haber visto tus procesos. Lo que sí es constante es que el retorno mejora con el volumen, porque el costo de los certificados es fijo y el del papel crece.
¿Conviene medir antes de implementar o después?
Antes, aunque sea con un muestreo simple de dos o tres semanas. Sin línea base no hay forma de demostrar la mejora, y el proyecto queda expuesto a que alguien lo cuestione por percepción en vez de por datos.
¿Cuántos certificados necesita la empresa para empezar?
Los del proceso piloto, no los de toda la organización. Empezar acotado permite ajustar el circuito antes de escalar. La emisión es 100% en línea y toma alrededor de 30 minutos, así que sumar firmantes después no es un cuello de botella.
¿El papel desaparece por completo?
Casi nunca de golpe y no siempre del todo: algunos trámites externos todavía piden soporte físico. El objetivo realista es eliminar el papel de los procesos internos y de los que la contraparte ya acepta en digital, que suelen ser la mayoría del volumen.
¿Qué formato de certificado conviene para un proyecto de este tipo?
Si el proyecto busca eliminar traslados, la firma en la nube es la que más aporta, porque desvincula la firma de un equipo concreto. Para firmantes fijos en oficina el archivo .p12 alcanza. La comparación está en nube vs .p12 vs token.
Si tu empresa quiere armar el caso de negocio con números propios y necesita certificados para el proceso piloto, conversa con un asesor de Firmas.com.ec. Solicita tu cotización corporativa.